Além de todos os documentos e itens produzidos e recebidos pela Funai ao longo dos 56 anos de existência, a instituição também mantém o patrimônio cultural e documental incorporado pelos órgãos que lhe deram origem, como os fundos Comissão Rondon (1890-1935), Conselho Nacional de Proteção aos Índios (1939-1967), Fundação Brasil Central (1943-1967) e Serviço de Proteção aos Índios (1910-1967), além de conjuntos documentais adquiridos no âmbito do Programa de Documentação de Línguas e Culturas (Funai/Unesco), mantidos no Museu do Índio, no Rio de Janeiro.
De acordo com as normas, a utilização dos serviços de arquivo da Funai é livre e gratuita para qualquer usuário, nacional ou estrangeiro. A solicitação de pesquisa e o acesso às informações ocorrem principalmente por meio digital, pelo endereço de correio eletrônico [email protected] ou pelo Protocolo Digital disponibilizado no portal da Funai.
Também é possível fazer a solicitação por meio de formulário de papel protocolado em qualquer unidade da Funai, para encaminhamento ao serviço de arquivo, em Brasília.
A pesquisa à base de dados pode ser feita pelo próprio usuário, quando se tratar de documentos públicos, ou solicitada à instituição, no caso dos documentos ou itens restritos. O prazo para resposta é de 20 dias úteis, mas pode ser prorrogado por até três vezes, dependendo da complexidade e extensão da pesquisa. Nesse caso, a prorrogação é comunicada e justificada ao solicitante.
O acesso aos usuários ocorre conforme a etapa que o documento esteja cumprindo no órgão, ou seja, se ainda tramita ou se já integra o acervo permanente da Funai. Nos casos em que o documento tramite de forma custodiada pela unidade da Funai, a informação da base de dados só será concedida com autorização e por meio de cópia digital em PDF.
Bases de dados com informações pessoais referentes à intimidade, vida privada, honra e imagem de terceiros podem ser restringidas.
A cessão de documentos digitais é feita por meio de um link com, acesso por dois meses, após assinatura e envio de um Termo de Acesso e Responsabilidade. Para reprodução em papel, serão cobrados custos adicionais, com exceção do usuário que comprove inviabilidade financeira.
O acesso à documentação original é proibido aos usuários, mas em casos justificados poderá acontecer em sala de atendimento ao público dos Serviços de Arquivo da Funai, em data e horário previamente agendados e acompanhado por um servidor.
Para divulgação, empréstimo e cópia de itens do acervo, o crédito institucional é obrigatório em todos os produtos resultantes do acesso à informação, além de ser obrigatório o envio de cópias dos exemplares de livros, teses, dissertações, reportagens, catálogos, materiais de divulgação e demais produtos científicos e culturais à Funai.
O empréstimo de itens do acervo da Funai é exclusivo para a realização de cópia, de reprodução ou para a restauração do suporte original. Nesses casos deverá ter autorização das diretorias máximas do Museu do Índio ou da Diretoria de Administração e Gestão da Funai.
Além de estabelecer as normas para acesso ao acervo, a Funai também promoveu em janeiro uma oficina de gestão documental para servidores do Ministério dos Povos Indígenas, com a participação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos e do Arquivo Nacional.
