Carlo Barbieri
Advogado e Economista
Presidente Oxford Group
Em um país como os EUA, onde cada minuto no seu trabalho é essencial para vencer a concorrência, aumentar sua carteira de clientes e trabalho, fidelizá-los, melhorar seu produto e serviço, ter um trabalho eficiente de pós- venda, entre outras muitas coisas, a otimização do uso de seu tempo, e o consequente aumento de produtividade são tarefas que merecem toda sua atenção.
O consultor David Allen criou a Getting Things Done (GTD), ou como foi publicado como tema de seu livro em português, “A Arte de Fazer Acontecer” , onde desenvolveu um método baseado em três princípios básicos:
1 - Simplicidade
2 - Flexibilidade
3 - Rapidez
Para um resultado eficiente, segundo Davis, a primeira ação é esvaziar totalmente a cabeça, evitando que “pedaços de preocupações”, emoções, etc, fiquem poluindo sua mente e com isto atravanquem sua organização mental.
Em geral, acordamos estressados com a carga que já vem do sono mal dormido, inquietudes do lar, contas a serem pagas, decisões a serem tomadas, entre tantas outras “poluições”.
Ao afastar estes entulhos, por qualquer método que seja, poderemos atingir o Nirvana, Alfa ou como se queira chamar esta paz interior, este estado espiritual que faz com que nossa mente fique pronta para uma nova e eficiente organização.
A partir deste ponto vamos organizar, por ordem de importância e de urgência, o que precisamos fazer neste dia, e nesta semana.
Esta lista de responsabilidades a serem realizadas é fundamental. Quantos não chegamos ao final do dia, apagando incêndios, resolvendo as coisas urgentes e não tocamos nas questões realmente importantes? São as importantes que merecem nossa atenção, as urgentes, em geral nos estressam (embora precisem ser resolvidas), mas podem “matar” nosso dia de trabalho.
Outra preocupação é não nos deixarmos envolver por “guloseimas”.
Sim, estamos cheios de “guloseimas” cibernéticas: ver o noticiário, notícia do nosso time, partes de novelas e outros assuntos frívolos que nos atraem; Facebook e outro ssites sociais; enfim, há muitas formas de nos distraírmos antes e durante o trabalho, tirando nossa concentração e, mais que tudo, roubando nosso precioso tempo.
Há que se organizar as prioridades. Não se trata de nos alienarmos do mundo e dos amigos, apenas colocar um pouco de ordem em nosso dia-a-dia.
Quando adicionei a advocacia à minha vida, tirava 6 a 8 horas, todos os sábados, para ler as novas legislações, decisões do tribunal e outras informações importantes, o que era importante e prazeroso, mas nunca o fazia durante a semana.
Da mesma forma o faço até hoje, com relação a leitura de livros e publicações de gestão. Se deixar por conta do gosto, passaria o dia lendo e não teria atendido nenhum cliente ou feito os trabalhos para eles - por meses. Estaria falido a esta altura do campeonato.
Com estas listas feitas e a revisão das do dia anterior, você terá uma forma de saber quantas horas do dia já estão pré-tomadas e terá mais força para evitar “guloseimas” e outras distrações. Voltando à metodologia de David, ele nos orienta a termos claros nossos:
Propósitos
Visão
Objetivos
Áreas de foco
Projetos e ações
Estes pontos têm que ser os norteadores, não apenas de nossa atividade profissional, mas de nosso tempo, pois sem eles não podemos organizar nosso dia, semana, mês e até o ano.
Com uma “to do list”, como dizemos aqui, separada e colocada por escrito, por sua importância, e se adicionando o tempo e os meios necessários para realizá-las, teremos uma organização básica de nosso tempo, que nos trará uma maior eficiência.
Você dirá: isto é muito chato ou já faço isso mentalmente. A primeira afirmativa está absolutamente correta, pelo menos no início. Se persistir, ela se tornará rotineira e o leitor não mais viverá sem ela. A segunda, em princípio, é uma falácia para enganarmos a nós mesmos.
No mundo de hoje temos sempre muito menos tempo do que coisas a fazer, ler ou preparar. Sem uma rígida e organizada esquematização, sucumbiremos facilmente no emaranhado de afazeres. Mas a melhor parte será a quantidade de tempo que disporá para a família, espiritualização, e até mesmo “guloseimas”.
Vale à pena se organizar para aumentar sua produtividade !
